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[Edit] Assuntos
Protocolo dinâmico
Permite controlar os assuntos a serem utilizados na abertura de um processo.
[Edit] Assuntos de protocoloImportante Este programa possui parametrizações que podem alterar seu funcionamento, para maiores detalhes, clique aqui
Passos cadastramento
Cadastramento assunto
Vinculo do assunto a um ou mais Grupos
Vinculado Grupos do assunto (grupos devem ser previamente cadastrados)
Vinculo de grupos selecionados a tipos de processos
Ativação assunto
Após ativação, o assunto é disponibilizado na abertura de protocolos
[Edit] Demais funcionalidades atreladas a vinculados[Edit] Gestão de documentos anexos ao assuntoAba Anexos Aba que apresenta os arquivos anexados ao processo. Através dela é possível fazer download dos anexos e efetuar controle de assinaturas pendentes.
[Edit] Desenho e versionamento de fluxos de tramitaçãoAba Versões Através da aba versões, é possível visualizar especificações gerais, das versões de fluxo de tramitação disponíveis para um assunto, bem como criação de fluxos de tramitação, através do Editor de fluxos de Processo.
-Para criar uma nova versão, na aba versões, selecionar tipo de controle desejado, e clicar em [CRIAR] -Selecionar método de criação, entre novo, e cópia da versão selecionada -Selecionar nova versão criada e acessar Editor de fluxos, através do botão [EDITAR]. Ao criar uma nova versão, a mesma receberá o status de "Em edição", onde poderá ser editada, ativada, editada, ou copiada, ou excluída. Após ativada, seu status será atualizado para "Versão corrente", e a versão antiga para "descontinuada" Botão Ativar = Deve desativar o fluxo corrente e ativar o fluxo atual, este botão irá validar o fluxo que está sendo ativado, e assim os protocolos abertos neste assunto após esta ativação serão abertos neste novo fluxo. [Edit] Cadastramento de formulários dinâmicos na aberturaTabela de campos por origem Estende a funcionalidade da tabela de campos, permitindo configurar formulários, apresentados de acordo com a seleção do assunto.
Para utilização desta funcionalidade, os formulários desejados deverão ser previamente cadastrados no programa tabela de campos. -Liberação Informações adicionais(campos dinâmicos) no registro de sistema
[Edit] Cadastramento de documentos para upload na abertura de protocolosTipo de Documentos do Assunto Esta funcionalidade define uma listagem de documentos requisitados para a abertura de um protocolo, definindo os tipos de arquivos e obrigatoriedade do upload, através do programa TIPOS DE DOCUMENTOS POR ASSUNTO
Para definição de documentos a serem solicitados na abertura, deverão ser providenciadas algumas parametrizações: -Liberar edição de documentos no registro de sistema
[Edit] Disponibilização de documentos na abertura, para downloadAnexar Documento Funcionalidade com objetivo de disponibilizar documentos na abertura para download, para disponibilização de modelos de documentos, ou mesmo documentos para conhecimento do usuário requerente.
[Edit] Cadastramento de checklist de documentos na abertura para apresentaçãoDocumentos por Assunto Permite cadastrar quais documentos devem ser apresentados/entregues na abertura do protocolo, apresentando um checklist para conferência, na abertura de um protocolo
[Edit] Parametrização de tributo para geração de DARMAssunto Receita Para que o usuário possa gerar uma Darm automaticamente logo após o registro de um Protocolo, utilizando o programa vinculado "DARM PROTOCOLO", deve-se vincular nesta tabela o tributo, valor e prazo de pagamento
[Edit] Parametrização de grupos do assuntoGrupos do Assunto Permite adicionar assuntos aos grupos de protocolos
[Edit] Consulta integraçãoConsulta Integração Permite consultar integrações cadastradas para uma determinada Tag
[Edit] Cadastramento de local para protocolo do assuntoLocal onde deve ser protocolado Permite configurar o local onde deve ser aberto um protocolo por assunto
[Edit] ParametrizaçãoPara que o assunto possa ser utilizado na abertura de protocolo deve-se criar um ou mais Grupos, para que posteriormente sejam vinculados ao assunto, e esses grupos deverão estar vinculados a um ou mais tipos de processo. Esta separação é feita para permitir uma melhor organização e distribuição dos processos no sistema. Assim, o assunto criado estará disponível na tela de Abertura após selecionar o tipo e o grupo.
[Edit] Privilégios básicosEste programa possui uma estrutura baseada em abas e necessita de privilégios de categoria, pelo menos na Aba Detalhes, para seu correto funcionamento.
[Edit] Integração
Controle de Materiais
Para utilizar o Fluxo de Tramitação dos Assuntos na Integração com Materiais), o Assunto deve ser cadastrado conforme o produto ou serviço e por operação (Cadastro de Produtos, Pedido de Compras e Requisição Internet).
Produtos e Serviços Gerais
Produtos e Serviços Específicos
Modalidades de Licitação
[Edit] Informações adicionais de atributos em tela[Edit] Aba DetalhesPrazo
Prazo, em dias, no qual o processo deve ser atendido (ANS) - Caso este campo não seja preenchido, será assumido o prazo do Tipo de Processo;
Formato
Indica formato da tramitação oficial do processo, e pode ser utilizado como meio de controle de migração de processos físicos para digitais, por exemplo;
Acesso Externo
Determina se o assunto poderá ser disponibilizado na abertura de um processo tipo acesso externo (Acesso ao programa com link direto, com uso de uma inscrição e chave de acesso, ou acesso liberado. Normalmente utilizado para liberação de programas ao cidadão);
[Edit] Aba VersõesDados da Versão
Status da versão.Descontinuada: ativa em protocolos abertos/Corrente:aplicada a novas aberturas/Edição:Não aplicada à aberturas;
Controle
Seleciona o tipo de controle, que pode ser Rígido:Não permite a mudança do departamento na tramitação do protocolo ou Flexível: Sugere um departamento a tramitar, mas também permite a mudança desse departamento na tramitação do protocolo;
Editar
Abre editor de fluxo (o mesmo deverá estar no status "Em edição").
Ativar
Ativa o fluxo, passando assim para o status "Versão Corrente", e versão antiga para "Descontinuado", aplicando o fluxo às novas aberturas de protocolo do assunto.;
Copiar
Ao clicar nesse botão o sistema irá copiar a configuração do fluxo para o assunto selecionado. O usuário poderá realizar a edição / alteração ou até mesmo criação de um novo fluxo á partir do existente;
[Edit] Aba AnexosAba Anexos
Aba que apresenta os arquivos anexados ao processo. Através dela é possível fazer download dos anexos.;
[Edit] CamposTipo:
Tipo do documento (livro, diversos);
Título:
Título do documento, gerado no momento que foi salvo;
Situação:
Situação do documento;
Data:
data em que o arquivo foi anexado ao protocolo;
Usuário:
Usuário que anexou o documento;
Arquivo:
Local do arquivo;
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