Abertura Integrada
O módulo de abertura integrada permite que sejam cadastrados novos protocolos no banco de dados, bem como associá-los a informações de cadastro de pessoas provenientes de outras instituições.
Neste modelo de abertura é possível registrar um segundo endereço, além do de requerente, permitindo referenciar outro local de demanda de atendimento, comum à fiscalização, ouvidoria, etc.
Através deste módulo, é possível incluir ou encaminhar processos, sendo necessário que o usuário possua permissão sobre o(s) departamento(s) e o(s) tipo(s) de protocolo onde fará estas operações. Ao Confirmar, o processo é incluído no sistema. Quando um protocolo é aberto, o sistema permite anexar documentos, emitir etiquetas, guias de andamento, fichas de encaminhamento e relatórios de ofício.
Os tipos de protocolo e os departamentos aos quais o usuário tem permissão de abertura e encaminhamento estão previamente definidos nas Permissões de Usuários.
Campos
Protocolo
- Protocolo (Ano/Nº): é o número do processo (ano + número). A numeração pode ser definida conforme a necessidade do cliente. Há duas maneiras: por tipo de protocolo ou contínua - independente do tipo de protocolo. O ano será indicado automaticamente pelo sistema e o Nº será gerado após o preenchimento dos campos e da confirmação;
- Usuário: neste campo aparecerá, automaticamente na abertura da tela, o nome do usuário que acessou o sistema;
- Tipo, Grupo e Assunto: o módulo utiliza três níveis de informação para classificar o processo adequadamente: tipo, grupo de assunto e assunto.
- Existe uma relação de dependência entre estes três campos: o tipo de protocolo determina quais os grupos possíveis de serem utilizados e o grupo selecionado determina quais os assuntos que podem ser utilizados para enquadrar um processo.
- Esta organização permite que cada processo possa ser identificado de acordo com sua natureza. Uma vez selecionados o tipo, o grupo e o assunto do novo processo, deve ser definido o departamento de origem e o de destino.
- Observação: tópicos relacionados: Tipos de Protocolo, Grupos de Assuntos do Protocolo, Assuntos;
- Origem e Próximo: os departamentos de 'origem' e/ou 'próximo' são sugeridos automaticamente pelo sistema, cabendo ao usuário aceitar ou alterar esta sugestão. Nas Permissões de Usuários, é possível determinar um departamento de origem e outro de destino para cada tipo de protocolo de um certo usuário. Por exemplo, um usuário pode ter como departamento de origem padrão para o tipo de protocolo 'Geral', o departamento 'Arquivo Geral'. Caso não exista um departamento de origem para o tipo de protocolo que o usuário está abrindo, será utilizado o departamento de origem estabelecido para este tipo em Tipos de Protocolo. Esta é uma configuração geral, que é utilizada para todos os usuários quando estes não possuem uma configuração mais específica nas suas permissões;
- Síntese e Observação: a 'Síntese' configura-se através do programa Assuntos, mas pode-se acrescentar maiores detalhes se necessário. O campo de 'Observação' também serve para detalhar o processo;
- Prioridade: este campo destina-se a classificar o grau de prioridade em Alta, Média, Baixa de um Protocolo. Quando não selecionado, ficará Nenhum. Também é possível definir conforme uma lei municipal ou norma da Entidade, através do programa Prioridade Atendimento.
- Data/Hora: registra a data e o horário exato da criação do protocolo;
- Abertura: informa como foi solicitada a abertura do protocolo;
- Prazo: este campo é definido através do programa Assuntos;
- Previsão: é a data prevista calculada pelo sistema automaticamente (em dias úteis) a partir da data corrente e do prazo específico;
- Término: data em que o departamento encaminha a outro departamento;
- Anônimo: o sistema permite que o processo seja cadastrado por um requerente anônimo de duas formas:
- Cadastrá-lo como Anônimo (inscrição zero), onde não constará nenhum dado sobre ele;
- Cadastrá-lo normalmente e depois clicar na opção de 'Anônimo'. Assim, constarão no sistema todos os dados do requerente, onde a visualização do processo é definida através das permissões de cada usuário.
- Importante: quando um requerente é marcado como 'anônimo', o processo trará a mensagem em destaque: Processo Sigiloso.
Requerente
- Requerente: cada processo presente no sistema está obrigatoriamente associado a um requerente existente no cadastro geral. Digitando o código ou o nome do requerente, é possível buscar seus dados automaticamente e caso este não exista o sistema cadastra-o, automaticamente, respeitando configuração de obrigatoriedade de cpf/cnpj;
Vinculados
AndamentoApensar/Anexar Protocolo
Atividade
Confirma Recebimento
Relatórios
Protocolo - Ficha de EncaminhamentoRelatório Ofício
Relatório Ofício (sem assinatura)
Guia de Andamento
Guia de Andamento sem Recebimento
Etiquetas
Etiqueta ProtocoloEtiqueta 70x30
Dúvidas Frequentes
- É possível alterar o Requerente de um processo? Na tela de Abertura via E-governo não é possível alterar. NO ERP, é possível, se o usuário conseguir localizar o processo na tela de abertura, poderá alterar o requerente, apagando o número de inscrição>>TAB e a seleção de requerente será liberada. Mas depende dos critérios adotados pelo cliente: em alguns há um registro do sistema definindo após quantos andamentos não será mais possível alterar. Processos encerrados também não pode ser alterado. E o usuário que está tentando alterar deve ter permissão no Tipo, Departamento de Origem e Destino.