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Registro de Ações (5W2H)

Custos
Este programa permite o cadastro de ações corretivas que serão realizadas para a redução dos custos no órgão público.

Descrição


Os cadastros de ações corretivas e preventivas de gestão de custos visam identificar os desvios nos custos apurados em relação às metas, bem como gerenciá-los.


Cadastro da ação


1. Acesse a pasta “Custos [Projeções e Simulações]” e clique sobre o programa “Registro de Ações (5W2H)”.

2. Clique no botão “Criar” e preencha o formulário. Os campos sinalizados com um asterisco vermelho* são de preenchimento obrigatório.


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• Ação: código da ação, gerado automaticamente pelo sistema para cada novo registro de ação.

• Ação relacionada: código de outra ação já registrada, para permitir relacionar a ação com outra já mencionada anteriormente. Esta funcionalidade permite, a partir de um desvio, identificar várias ações relacionadas.

• Data de criação: informação da data de criação da ação. É possível localizar ações a partir de um intervalo de datas de criação.

• Usuário inclusão: usuário que incluiu a ação, preenchido automaticamente pelo sistema.

• Status da ação: informa a situação atual da ação (prevista, encerrada, em andamento e cancelada).

• Exercício: exercício da estrutura de centro de custos.

• Onde? (Centro de Custos): indica onde ocorreu o desvio e onde é válida a ação planejada. O usuário pode ver somente os Centros de Custos aos quais ele possui permissão.

• Item de custos: indica qual é o item de custos relacionado com a ação cadastrada.

• Responsável: colaborador, da lista de responsáveis técnicos ou de unidade, que será responsável pela ação registrada.

• Substituto: colaborador, da lista de responsáveis técnicos ou de unidade, que será substituto responsável pela ação registrada.

• Período de desvio: início do desvio e final do desvio.

• O que? (Desvio): indica do que se trata o registro, desvio, ação corretiva, ação preventiva. Neste campo deve ser explicado o que gerou o registro.

• Por que? (Justificativa): campo para anotação do motivo do desvio ou ação.

• Como? (Ação): explicação da ação registrada para corrigir ou prevenir o desvio apontado.

• Quanto custa?: indicativo de qual é o custo da ação cadastrada.

• Início previsto e final previsto: datas de previsão inicial e final, no momento do registro da ação.

• Início executado e final executado: datas de execução da ação registrada.


3. Após o preenchimento, clique no botão “Salvar”.


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4. Para excluir um registro cadastrado, localize-o, clique no botão “Excluir” e confirme a exclusão.



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Anexar documentos


5. Para anexar documentos ao registro de ações cadastrado, localize o registro desejado e clique no vinculado “Anexar Documento”.



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6. Preencha os dados conforme descrição a seguir:

• Identificação: este campo é preenchido automaticamente, após inserir o tipo do documento, mas também é possível digitar uma identificação conforme a preferência.

• Título: descrição do Título do documento.

• Tipo: selecionar o tipo do documento na lista disponível.

• Situação: situação em que o documento se encontra.

• Arquivo: exibe o caminho do arquivo no computador, este campo é preenchido automaticamente.

• Upload: este campo é utilizado para adicionar o arquivo.

• Observação: permite inserir informações diversas a respeito do arquivo.


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7. No campo “Upload”, clique no botão “Adicionar” e selecione o arquivo que será anexado.


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8. Clique no botão “Submeter”.


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9. Clique no botão “Salvar”.



Manutenção de anexos


Após anexar um ou mais documentos ao registro de ações, é possível baixar o arquivo anexado para acessá-lo, desativar o anexo, reativá-lo e excluí-lo.

10. Localize o registro de ações desejado e clique no vinculado “Manutenção de Anexos”.


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11. Para baixar o arquivo, clique no botão “Download”.

12. Para desativar um anexo, clique sobre ele para selecioná-lo e clique no botão “Desativar Registro”. Ao desativar o anexo não será mais possível fazer download dele.

13. Para reativar um anexo, clique no botão “Reativar”.

14. Para excluir um anexo, selecione-o, clique no botão “Excluir” e confirme a exclusão.


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