=DOC$ Documentos= *É possível registrar documentos em uma tela como essa: ==Campos da Tela - Documentos== <center>[[Image:DocDoctos.JPG]]</center> ===Campos do cabeçalho=== *'''Tipo''': corresponde à classe maior do documento. '''Deve-se respeitar a Tabela de Classificação pré-estabelecida.'''; *'''Identificação''': forma de identificar o documento (pode ou não possuir numeração automática - [[18121|Tipos de Documento - Administrador]]); *'''Título''': corresponde ao título do documento; <br> *'''Exercício''': corresponde ao ano do documento; *'''Número''': refere-se ao número do documento. <p> ===Demais Campos=== *'''Tipo''': corresponde à classe menor do documento; *'''Referência''': reservado para alguma informação importante, como por exemplo: tipo de licitação; *'''Assunto''': é possível relacionar o documento a um assunto principal. Para incluir mais assuntos, é preciso relacioná-los na aba [[Assunto]]; *'''Situação''': corresponde às situações que podem ocorrer com um documento de determinado assunto. Como, por exemplo, um contrato pode ser alterado ou cancelado. É preciso cadastrá-las previamente em [[18001|Tipos de Documento]]; *'''Data''': mostra o dia em que o registro foi inserido no sistema; *'''Publicação''': corresponde à Data de Publicação do documento; *<u>'''Autor...'''</u>: representa os co-autores do documento; *'''Servidor''': nome do funcionário que inseriu o registro no sistema. Caso haja alterações nos dados do registro ou mesmo com relação ao arquivo vinculado, o nome do 'Servidor' não será alterado; *'''Arquivo...''': campo destinado ao vínculo de um arquivo. **Há duas principais formas de vincular o arquivo do documento ao seu registro: ***via '''Upload''': botão à direita do campo "Arquivo..." que permite a busca de arquivos (texto, imagem, som, etc.) de uma máquina local e sua inserção no gerenciador de conteúdo diretamente pela janela de registro; ***Via "template": o sistema insere automaticamente um modelo de arquivo previamente definido em [[72|Tabela de Geração Automática de Tipos]]. Desta forma, basta abrir o modelo, preencher/alterar os itens necessários e salvar. *'''Original''': referente à localização física do documento original; *'''Ementa''': resumo do documento; *'''Observação''': referente a alguma informação importante ao registro. <p> ===Manutenção do Registro=== *Somente quem criou o registro e inseriu o arquivo poderá editar os dados, bem como substituir o arquivo se necessário. *Para excluir um registro, se o usuário tiver permissão, deverá localizar o item desejado e clicar na "borracha" na barra de ferramentas (ou pressionar ALT E). Assim, além do registro ser deletado, o arquivo será automaticamente excluído do iFS. ==Abas do Programa DOC$ Documentos== ===[[Documento]]=== <p> *Tela principal onde se encontram os campos fundamentais para a criação de um registro, bem como o anexo de um arquivo. Explicação dos [[Campos da Tela - Documentos]]; <p> ===[[Assunto]]=== *Permite vincular um ou mais assuntos ao registro, como no exemplo abaixo: <p> <center>[[Image:DocAbaAss.JPG]]</center> <p> ===[[Autor]]=== *Este módulo permite listar o(s) co-autor(es) do documento, como no exemplo: <p> <center>[[Image:DocAbaAut.JPG]]</center> <p> ===[[Aba Documentos Relacionados]]=== *Parte do programa que interliga documentos, através do estabelecimento de [[18109|Relação]] entre documentos. Em casos, por exemplo, em que o documento A altera o documento B, ao localizar o A, será possível consultar na aba de Documentos Relacionados: documento A 'altera' documento B, além de disponibilizar o acesso ao arquivo. ==== Utilização ==== *Para estabelecer a relação entre dois ou mais documentos, acesse a aba em questão, clique em "novo" (ALT N) e selecione um item de 'Relação' disponível no primeiro campo. Em seguida, localize através do título, no campo ao lado, o documento que se quer relacionar, como na primeira tela abaixo. Não é preciso indicar o caminho do arquivo. Após salvar os dados registrados (Relação/Título/Observação), o sistema insere automaticamente o caminho do arquivo do documento em questão, como é possível observar na segunda tela. Para visualizar o arquivo, basta clicar duas vezes neste caminho. <p> <center>[[Image:Relacao.JPG]]</center> <p> ===[[Aba Relação Reversa]]=== *Parte do programa que permite consultar a relação reversa de documentos relacionados, temos como exemplo o documento ¿A¿ que altera o documento ¿B¿, ao localizar o documento ¿B¿, será possível consultar na aba de Relação Reversa: O documento ¿B¿ 'alterado' por documento ¿A¿, além de disponibilizar o acesso ao arquivo. ==== Utilização ==== *Esta aba é utilizada somente para visualização da informação 'reversa'. Não será possível inserir dados, mas sim, visualizar uma ou mais relação com outros documentos, como no exemplo a seguir: <p> <center>[[Image:REVERSA.JPG]]</center> <p> ===[[Vínculos]]=== *Permite vincular documentos a outros programas do sistema. <p> ===[[DOC$ Vínculos (Controle Físico)]]=== <p> * A aba apresenta dados do Controle Físico. <p> * <u>Solicitação de Empréstimo:</u> É possível solicitar o empréstimo de um documento através do vinculado [[28277|Empréstimo]]. <p> * <u>Exclusão do Controle Físico:</u> É possível excluir nesta aba o controle físico, basta selecionar o mesmo e clicar na Borracha, na Barra de Ferramentas. Ao excluir pela aba, o controle físico é automaticamente excluído do [[18237|Gerenciador]]. <p> ====Campos da aba:==== <p> <b>Rótulo:</b> número do controle físico para localização no [[18237|Gerenciador]]; <p> <b>Tipo:</b> tipo de recipiente de armazenagem; <p> <b>Local de Armazenamento:</b> Local de armazenamento físico; <p> <b>Departamento:</b> Departamento do armazenamento físico; <p> <b>Identificação:</b> Código de identificação do documento do controle físico. <p> <center>[[Image:18202z.jpg]]</center> <center><small>Aba DOC$ Vínculos: Controle Físico</small></center> <p> ===[[Local de Armazenamento]]=== <p> *Pode-se verificar em que local o documento se localiza fisicamente. <p> <center>[[Image:18202.3.jpg]]</center> <p> ==Vinculados do DOC$ Documentos== <br> * [[18213|Documentos Vinculados DAV]] * [[18222|DOC$ Vincular Documentos Independente]] * [[18234|Registra Conteúdo]] ==Relatórios do DOC$ Documentos== <br> *[[18007|Relatório Documentos]] *[[18008|Relatório Analítico]] *[[18009|Relação com Alterações]] *[[18011|Relação por Assunto]] *[[18012|Relação com Autores]] ==Dúvida== * Tem como buscar documentos por inclusão de usuário? : No filtro>> campo Servidor. O usuário deve ter nome completo em [[4004|Informações de Usuários]]. Para organizar por identificação no filtro>>todos>>duplo clique na coluna identificação.
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