DOC$ Documentos

• É possível registrar documentos em uma tela como essa:

Campos da Tela - Documentos

Campos do cabeçalho

• Tipo: corresponde à classe maior do documento. Deve-se respeitar a Tabela de Classificação pré-estabelecida.;
• Identificação: forma de identificar o documento (pode ou não possuir numeração automática - Tipos de Documento - Administrador);
• Título: corresponde ao título do documento;

• Exercício: corresponde ao ano do documento;
• Número: refere-se ao número do documento.

Demais Campos

• Tipo: corresponde à classe menor do documento;
• Referência: reservado para alguma informação importante, como por exemplo: tipo de licitação;
• Assunto: é possível relacionar o documento a um assunto principal. Para incluir mais assuntos, é preciso relacioná-los na aba Assunto;
• Situação: corresponde às situações que podem ocorrer com um documento de determinado assunto. Como, por exemplo, um contrato pode ser alterado ou cancelado. É preciso cadastrá-las previamente em Tipos de Documento;
• Data: mostra o dia em que o registro foi inserido no sistema;
• Publicação: corresponde à Data de Publicação do documento;
• Autor...: representa os co-autores do documento;
• Servidor: nome do funcionário que inseriu o registro no sistema. Caso haja alterações nos dados do registro ou mesmo com relação ao arquivo vinculado, o nome do 'Servidor' não será alterado;
• Arquivo...: campo destinado ao vínculo de um arquivo.
  • Há duas principais formas de vincular o arquivo do documento ao seu registro:
    • via Upload: botão à direita do campo "Arquivo..." que permite a busca de arquivos (texto, imagem, som, etc.) de uma máquina local e sua inserção no gerenciador de conteúdo diretamente pela janela de registro;
    • Via "template": o sistema insere automaticamente um modelo de arquivo previamente definido em Tabela de Geração Automática de Tipos. Desta forma, basta abrir o modelo, preencher/alterar os itens necessários e salvar.
• Original: referente à localização física do documento original;
• Ementa: resumo do documento;
• Observação: referente a alguma informação importante ao registro.

Manutenção do Registro

• Somente quem criou o registro e inseriu o arquivo poderá editar os dados, bem como substituir o arquivo se necessário.
• Para excluir um registro, se o usuário tiver permissão, deverá localizar o item desejado e clicar na "borracha" na barra de ferramentas (ou pressionar ALT E). Assim, além do registro ser deletado, o arquivo será automaticamente excluído do iFS.

Abas do Programa DOC$ Documentos

Documento

• Tela principal onde se encontram os campos fundamentais para a criação de um registro, bem como o anexo de um arquivo. Explicação dos Campos da Tela - Documentos;

Assunto

• Permite vincular um ou mais assuntos ao registro, como no exemplo abaixo:

Autor

• Este módulo permite listar o(s) co-autor(es) do documento, como no exemplo:

Aba Documentos Relacionados

• Parte do programa que interliga documentos, através do estabelecimento de Relação entre documentos. Em casos, por exemplo, em que o documento A altera o documento B, ao localizar o A, será possível consultar na aba de Documentos Relacionados: documento A 'altera' documento B, além de disponibilizar o acesso ao arquivo.

Utilização

• Para estabelecer a relação entre dois ou mais documentos, acesse a aba em questão, clique em "novo" (ALT N) e selecione um item de 'Relação' disponível no primeiro campo. Em seguida, localize através do título, no campo ao lado, o documento que se quer relacionar, como na primeira tela abaixo. Não é preciso indicar o caminho do arquivo. Após salvar os dados registrados (Relação/Título/Observação), o sistema insere automaticamente o caminho do arquivo do documento em questão, como é possível observar na segunda tela. Para visualizar o arquivo, basta clicar duas vezes neste caminho.

Aba Relação Reversa

• Parte do programa que permite consultar a relação reversa de documentos relacionados, temos como exemplo o documento ¿A¿ que altera o documento ¿B¿, ao localizar o documento ¿B¿, será possível consultar na aba de Relação Reversa: O documento ¿B¿ 'alterado' por documento ¿A¿, além de disponibilizar o acesso ao arquivo.

Utilização

• Esta aba é utilizada somente para visualização da informação 'reversa'. Não será possível inserir dados, mas sim, visualizar uma ou mais relação com outros documentos, como no exemplo a seguir:

Vínculos

• Permite vincular documentos a outros programas do sistema.

DOC$ Vínculos (Controle Físico)

• A aba apresenta dados do Controle Físico.

• Solicitação de Empréstimo: É possível solicitar o empréstimo de um documento através do vinculado Empréstimo.

• Exclusão do Controle Físico: É possível excluir nesta aba o controle físico, basta selecionar o mesmo e clicar na Borracha, na Barra de Ferramentas. Ao excluir pela aba, o controle físico é automaticamente excluído do Gerenciador.

Campos da aba:

Rótulo: número do controle físico para localização no Gerenciador;

Tipo: tipo de recipiente de armazenagem;

Local de Armazenamento: Local de armazenamento físico;

Departamento: Departamento do armazenamento físico;

Identificação: Código de identificação do documento do controle físico.

Local de Armazenamento

• Pode-se verificar em que local o documento se localiza fisicamente.

Vinculados do DOC$ Documentos

• Documentos Vinculados DAV
• DOC$ Vincular Documentos Independente
• Registra Conteúdo

Relatórios do DOC$ Documentos

• Relatório Documentos
• Relatório Analítico
• Relação com Alterações
• Relação por Assunto
• Relação com Autores

Dúvida

• Tem como buscar documentos por inclusão de usuário?

No filtro>> campo Servidor. O usuário deve ter nome completo em Informações de Usuários. Para organizar por identificação no filtro>>todos>>duplo clique na coluna identificação.