Abertura de Protocolo Integrada
A Abertura de Protocolo Integrada permite a integração de informações dos sistemas pertencentes a uma instituição.
- Observação: Consulte os atalhos de teclado/botões/caminhos em: Botões das Barras de Sistema e Manutenção.
Nesta tela de abertura existem quatro grupos de informações:
- Processo
- Requerente
- Informações
- Localização
Processo
Neste item consta o ano e o número do protocolo que é gerado após a confirmação. Existem também os campos de Volume (veja o programa Criar Novo Volume) e de Rótulo - usado por clientes que migraram protocolos para o sistema ERP - e o Usuário nome de usuário que está gerando o protocolo.
Requerente
- Requerente: cada processo presente no sistema está obrigatoriamente associado a um requerente existente no cadastro geral. Digitando o código ou o nome do requerente, é possível buscar seus dados automaticamente, e caso este não exista, o sistema cadastra-o automaticamente. Importante: o conteúdo a ser preenchido em cada campo, como Bairro, Número e etc., consta na parte inferior da janela, bastanto posicionar o cursos no campo que se deseja preencher;
- Requerente Anônimo: o sistema permite que o processo seja cadastrado por um requerente anônimo de duas formas:
- Cadastrá-lo como Anônimo (inscrição zero), onde não constará nenhum dado sobre ele;
- Cadastrá-lo normalmente e depois clicar na opção de 'Anônimo'. Assim, constarão no sistema todos os dados do requerente, onde a visualização do processo é definida através das permissões de cada usuário.
- Importante: quando um requerente é marcado como 'anônimo', o processo trará a mensagem em destaque: Processo Sigiloso.
- Solicitante / Contato: Permite que um solicitante com apenas telefone ou email, possa solicitar um protocolo em nome de um requerente.
Informações
O módulo utiliza três níveis de informação para classificar o processo adequadamente:
- tipo;
- grupo de assunto;
- assunto*.
- Existe uma relação de dependência entre estes três campos: o tipo de protocolo determina quais os grupos possíveis de serem utilizados e o grupo selecionado determina quais os assuntos que podem ser utilizados para enquadrar um processo.
- Esta organização permite que cada processo possa ser identificado de acordo com sua natureza. Uma vez selecionados o tipo, o grupo e o assunto do novo processo, deve ser definido o departamento de origem e o de destino, caso não tenham sido pré-definidos.
Obs: Nos clientes de Câmaras, o label grupo é chamado de Matéria. Se um determinado tipo de protocolo pertencer à Categoria Legislativo, ao escolher o grupo/matéria abrirá um novo campo para o número de matéria. O número de Matéria pode ser preenchido manualmente ou pode ter um cálculo automático de matéria.
- Prioridade: este campo destina-se a classificar o grau de prioridade em Alta, Média, Baixa de um Protocolo. Quando não selecionado, ficará Nenhum. Também é possível definir conforme uma lei municipal ou norma da Entidade, através do programa Prioridade Atendimento.
- Tópicos relacionados: Tipo de Protocolos, Grupos de Assuntos do Protocolo, Assuntos.
Protocolo vinculado a Documentos
Assunto* - Ao selecionar um assunto, abrirá automaticamente uma janela com os documentos necessários para abertura de um protocolo, se estiver configurado em Tipo de Documentos do Assunto. Ver imagem abaixo (Capturador de Arquivos):
Campos
- Status
- Indica se o documento já está digitalizado ou se está aguardando digitalização;
- Tipo
- Apresenta o(s) nome do(s) documento(s) necessário(s) para a abertura de protocolo;
- Original
- Se estiver marcado, significa que será exigido o original;
- Obrigatório
- Indica que sem este documento não é possível abrir o protocolo;
- Retenção
- Se estiver marcado, o documento deverá ser retido.
No campo de Observações:
- - Pode-se acrescentar no Novo algum outro tipo de documento para abrir o protocolo, lembrando que ele não será obrigatório;
- - Na Borracha pode apagar o novo tipo de documento acrescentado ao protocolo;
- - Na Prancheta, fecha-se a tela se todos os documentos obrigatórios já estiverem anexados ao protocolo ou se estiver faltando algum documento obrigatório, a tela emite um lembrete.
- Observação: Se faltar algum documento obrigatório, ao tentar confirmar o registro de protocolo o sistema emitirá a mensagem de alerta e não irá gerá-lo, enquanto estes não forem anexados.
Em Documentos referentes ao usuário:
- Neste campo aparecem documentos que já foram digitalizados deste requerentes, ou seja, foram utilizados em algum outro processo. E selecionando o tipo de documento, ele irá automaticamente preeencher o requisito do tipo específico.
Localização
No grupo de informação de Localização pode-se informar basicamente dois tipos de informação:
- Integração
- São dados intregados com outros sistemas;
- Endereço da Demanda
- É o endereço onde o serviço ou pedido do protocolo deve ser executado.
- Observação: Caso o endereço de "Localização" seja o mesmo do "Requerente", basta clicar em "Replicar Dados de Endereço". Assim, não será necessário cadastrar campos de endereço com mesmo conteúdo.
Vinculados
Criar Novo VolumeJuntada
Pro$ Cadastro Geral
Recadastramento
Atendimento (Geração de Senhas)
Configurações Disponíveis
Através do Registro do Sistema é possível configurar alguns itens como:Bloqueio/liberação da edição de informações do processo
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| Se LiberaEdicao for igual a S, o processo poderá ser editado, independentemente de outras configurações. O valor de BloqueiaEdicao refere-se ao número sequencial de encaminhamentos a partir do qual as informações do processo serão bloqueadas para edição. Se nenhuma destas chaves estiver configurada, a edição será bloqueada quando: o andamento mais recente estiver encerrado(data de encerramento); a situação do andamento mais recente não identifica uma pendência; |
Número de caracteres para pesquisa de nomes
Para poder mudar a quantidade de caracteres que deve iniciar a pesquisa de nomes no campo de "nome do requerente" pode-se alterar no registro: "\Protocolo\CadastroGeral\28257\NrCharPesqNome", o número padrão é 4.Pesquisa rápida para novos protocolos
Visando agilidade, pode-se cadastrar a abertura de uma tela de pesquisa rápida sempre que for solicitada um novo registro, cadastrar em "\Protocolo\CadastroGeral\28257\PickListAbertura", os seguintes valores:- Telefone
- CPF
- CGC
Documentos
Existem dois tipos de vinculação de documentos:- COM suporte a IFS Cadastrar no registro "\Protocolo\CadastroGeral\28257\Documentos" com valor "EDITAR". Poderá anexar documentos fisicamento no sistema;
- SEM suporte a IFS Cadastrar no registro "\Protocolo\CadastroGeral\28257\Documentos" com valor "LISTAR". Inclui uma referências aos documentos fisicos entregues e inclui registro como documentos juntados.
Dúvidas Frequentes
- É possível alterar o Requerente de um processo? Se o usuário conseguir localizar o processo na tela de abertura, poderá alterar o requerente, apagando o número de inscrição>>TAB e a seleção de requerente será liberada. Mas depende dos critérios adotados pelo cliente: em alguns há um registro do sistema definindo após quantos andamentos não será mais possível alterar. Processos encerrados também não pode ser alterado. E o usuário que está tentando alterar deve ter permissão no Tipo, Departamento de Origem e Destino. Na tela de Abertura via E-governo não é possível alterar