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Assinatura de documentos com GRP

Infraestrutura

Conheça as facilidades disponíveis no GRP relacionadas a Assinatura Eletrônica e Digital de documentos.

Assinatura de documentos com GRP

Introdução à assinatura de documentos via sistema

O GRP apresenta recursos completos de Assinatura Eletrônica de documentos, seja por autenticação de usuário e senha ou através de certificado digital. A qualquer momento, relatórios e ações no sistema podem ser configurados para receberem uma ou mais assinaturas.

Conceitos-chave

Assinatura eletrônica

O formato de Assinatura Eletrônica apenas pela autenticação de usuário e senha - sem a necessidade de certificado digital - agiliza significativamente os processos e garante a autenticidade e integridade para ambas as partes.

Assinatura digital

A Assinatura Digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza operações matemáticas e criptografia, além de ser chancelado por uma Autoridade Certificadora, conforme os padrões da ICP-Brasil. Para assinar digitalmente um documento é necessário possuir um certificado digital (e-cpf).

Assinatura digitalizada

Assinatura digitalizada é apenas a assinatura no papel submetida ao processo de digitalização (escaneamento), sem qualquer validade. Seu uso pode ser combinado com as técnicas anteriores

Outros conceitos relacionados

Cod. de chancela

Identificação única que viabiliza a consulta online do documento para fins de comprovação de integridade.

É possível ainda configurar o relatório para apresentar, junto à chancela, URL e QR Code facilitar o acesso ao doc. original.

Autenticação do usuário para login no GRP com uso do certificado digital, mantendo a informação e garantindo autenticidade de todas as operações executadas no sistema pelo usuário.

Tipos de autenticação e regras de negócio

Assinatura eletrônica Thema	Assinatura digital Thema

Situações documento

Pendente Pendência de assinatura já foi atribuída aos usuários, entretanto o documento ainda não recebeu nenhuma assinatura

Parcialmente assinado Documento já recebeu assinaturas, entretanto ainda existem assinadores obrigatórios sem uma ação tomada a sobre a pendência de assinatura.

Assinado Documento recebeu todas as assinaturas obrigatórias.

Invalidado Documento invalidado ou com alguma recusa de assinatura

Situações da assinatura

Pendente Pendência de assinatura em análise pelo usuário.

Assinado Documento assinado pelo usuário

Recusado ou invalidado assinatura recusada ou invalidada pelo usuário.

Fluxo de situações

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Uso do sistema [Operações]

Programas destinados aos usuários finais responsáveis por consultar e assinar os documentos via sistema

Operações - Assinando documentos com o GRP

Assinaturas Pendentes Permite visualizar assinaturas pendentes para o usuário logado, bem como executar a assinatura de documentos.

Consultas - Validação e autenticação de documentos assinados

Consulta Documentos Assinados Permite localizar documentos já assinados e exibir o relatório.

Validar Chancela Permite confirmar autenticidade de documentos, sem necessidade de usuário e senha.

Reimpressão Este programa de infraestrutura, vinculado do programa o qual o relatório foi gerado, possibilita a consulta, edição e reimpressão de documentos gerados.

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Configuração do Sistema [Cadastros]

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Gestão de equipes e processos relacionados

Configuração dos programas de uso do sistema. -Necessita da prévia configuração dos parâmetros básicos (último tópico).

Configuração dos assinadores

Vinculados "60083-Cadastro geral"

Identidades Cadastrar identidades a serem utilizadas para assinatura pelo cadastro de pessoa selecionado (ex: Assinatura eletrônica e Assinatura Digital

Funções Cadastrar Funções exercidas pelo cadastro de pessoa selecionado para apresentação no "carimbo de assinatura".

Configuração do relatório

Vinculados "Programas - Usuário"

Checkbox tela inicial do cadastro do relatório

certificar-se de que as opções "Gerar documento e Lista Assinaturas" estejam selecionadas no cadastro do relatório - programa: "Programas - Usuário" (área inferior da tela).

Assinaturas do relatório Selecionar Identidades (pessoas) ou Funções de trabalho , que receberão pendência de assinatura, após emissão do documento.

Importação de relatórios Jasper Selecionar opção de checkbox "Relatório Único" para prevenir emissão em duplicidade. Com esta opção, um relatório já emitido só poderá ser emitido novamente, e gerar novas pendências de assinatura, após invalidação do primeiro.
-Este vinculado também permite a configuração do template de assinaturas utilizado pelo relatório para definição de padrões/layouts de disponibilização de informações como Chancela/Url e QR Code, de acordo com os padrões adotados pelo órgão.

categorias de usuários Localizar categoria em que encontra-se o relatório desejado > acessar permissões de acesso > localizar relatório desejado e Marcar opção "Gerar documento"

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Configurações básicas

Cadastro de parâmetros básicos, geralmente executados na implantação de novos métodos de assinatura, utilizados pelos programas de Gestão de equipes e processos relacionados.

Registro de sistema Configurar URL para geração do link e QR.

Cadastro Geral Certificar que haja Cadastro Geral e de Usuário com vínculo da inscrição estabelecido na configuração de usuário

Categorias de usuário Certificar que o usuário esteja em categoria com permissões nas ferramentas de Assinatura.

Tabela de Funções Cadastrar as funções dos funcionários da Administração. É necessário para atribuir ao cadastro do funcionário o qual assinará o documento para que a informação seja disponibilizada na assinatura.

Tipos de identidade Criar tipos de identidades para validação da identidade pessoal. Exemplo: Assinatura Digital ou Assinatura Eletrônica.
Está configuração feita em conjunto com a Thema, apenas em caso de implantação de novos métodos de assinatura, não necessita de manutenção após criado o tipo de identidade (ex: Assinatura eletrônica).

Chave primária (Vinculado "programas - Configuração avançada) Com exceção das chaves do tipo constante, as demais chaves do relatório a ser emitido devem ser iguais a do programa origem, do qual o relatório será emitido. Sem essa configuração, será impossível acessar o relatório no programa "reimpressão.
Caso esta configuração não esteja de acordo com o relatado acima, entrar em contato com a Thema, pois este parâmetro só pode ser ajustado via distribuição.

Configuração de disparo de e-mail Permite configurar disparo automático de e-mail para pendência de assinaturas geradas, bem como notificação de documento assinado.

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