Abertura Integrada

O módulo de abertura integrada permite que sejam cadastrados novos protocolos no banco de dados, bem como associá-los a informações de cadastro de pessoas provenientes de outras instituições.

Neste modelo de abertura é possível registrar um segundo endereço, além do de requerente, permitindo referenciar outro local de demanda de atendimento, comum à fiscalização, ouvidoria, etc.

Através deste módulo, é possível incluir ou encaminhar processos, sendo necessário que o usuário possua permissão sobre o(s) departamento(s) e o(s) tipo(s) de protocolo onde fará estas operações. Ao Confirmar, o processo é incluído no sistema. Quando um protocolo é aberto, o sistema permite anexar documentos, emitir etiquetas, guias de andamento, fichas de encaminhamento e relatórios de ofício.

Os tipos de protocolo e os departamentos aos quais o usuário tem permissão de abertura e encaminhamento estão previamente definidos nas Permissões de Usuários.

Campos

Protocolo

• Protocolo (Ano/Nº): é o número do processo (ano + número). A numeração pode ser definida conforme a necessidade do cliente. Há duas maneiras: por tipo de protocolo ou contínua - independente do tipo de protocolo. O ano será indicado automaticamente pelo sistema e o Nº será gerado após o preenchimento dos campos e da confirmação;
• Usuário: neste campo aparecerá, automaticamente na abertura da tela, o nome do usuário que acessou o sistema;
• Tipo, Grupo e Assunto: o módulo utiliza três níveis de informação para classificar o processo adequadamente: tipo, grupo de assunto e assunto.

Existe uma relação de dependência entre estes três campos: o tipo de protocolo determina quais os grupos possíveis de serem utilizados e o grupo selecionado determina quais os assuntos que podem ser utilizados para enquadrar um processo.

Esta organização permite que cada processo possa ser identificado de acordo com sua natureza. Uma vez selecionados o tipo, o grupo e o assunto do novo processo, deve ser definido o departamento de origem e o de destino.

Observação: tópicos relacionados: Tipos de Protocolo, Grupos de Assuntos do Protocolo, Assuntos;

• Origem e Próximo: os departamentos de 'origem' e/ou 'próximo' são sugeridos automaticamente pelo sistema, cabendo ao usuário aceitar ou alterar esta sugestão. Nas Permissões de Usuários, é possível determinar um departamento de origem e outro de destino para cada tipo de protocolo de um certo usuário. Por exemplo, um usuário pode ter como departamento de origem padrão para o tipo de protocolo 'Geral', o departamento 'Arquivo Geral'. Caso não exista um departamento de origem para o tipo de protocolo que o usuário está abrindo, será utilizado o departamento de origem estabelecido para este tipo em Tipos de Protocolo. Esta é uma configuração geral, que é utilizada para todos os usuários quando estes não possuem uma configuração mais específica nas suas permissões;
• Síntese e Observação: a 'Síntese' configura-se através do programa Assuntos, mas pode-se acrescentar maiores detalhes se necessário. O campo de 'Observação' também serve para detalhar o processo;
• Prioridade: este campo destina-se a classificar o grau de prioridade em Alta, Média, Baixa de um Protocolo. Quando não selecionado, ficará Nenhum. Também é possível definir conforme uma lei municipal ou norma da Entidade, através do programa Prioridade Atendimento.

• Data/Hora: registra a data e o horário exato da criação do protocolo;
• Abertura: informa como foi solicitada a abertura do protocolo;
• Prazo: este campo é definido através do programa Assuntos;
• Previsão: é a data prevista calculada pelo sistema automaticamente (em dias úteis) a partir da data corrente e do prazo específico;
• Término: data em que o departamento encaminha a outro departamento;
• Anônimo: o sistema permite que o processo seja cadastrado por um requerente anônimo de duas formas:

1. Cadastrá-lo como Anônimo (inscrição zero), onde não constará nenhum dado sobre ele;
2. Cadastrá-lo normalmente e depois clicar na opção de 'Anônimo'. Assim, constarão no sistema todos os dados do requerente, onde a visualização do processo é definida através das permissões de cada usuário.

Importante: quando um requerente é marcado como 'anônimo', o processo trará a mensagem em destaque: Processo Sigiloso.

Requerente

• Requerente: cada processo presente no sistema está obrigatoriamente associado a um requerente existente no cadastro geral. Digitando o código ou o nome do requerente, é possível buscar seus dados automaticamente e caso este não exista o sistema cadastra-o, automaticamente, respeitando configuração de obrigatoriedade de cpf/cnpj;

Vinculados

Relatórios

Etiquetas

Dúvidas Frequentes

• É possível alterar o Requerente de um processo? Na tela de Abertura via E-governo não é possível alterar. NO ERP, é possível, se o usuário conseguir localizar o processo na tela de abertura, poderá alterar o requerente, apagando o número de inscrição>>TAB e a seleção de requerente será liberada. Mas depende dos critérios adotados pelo cliente: em alguns há um registro do sistema definindo após quantos andamentos não será mais possível alterar. Processos encerrados também não pode ser alterado. E o usuário que está tentando alterar deve ter permissão no Tipo, Departamento de Origem e Destino.