abertura protocolo

Abertura de Protocolo

Processos
Permite abertura de protocolos de atendimento de acordo com as permissões do usuário por tipo de processo. A abertura de protocolos cria um registro de solicitação de um usuário para encaminhamento a um departamento para análise.
  1. Abertura de Protocolo
    1. Abertura de Processos
    2. Funcionalidades atreladas a vinculados
      1. Acesso ao detalhamento do processo aberto
      2. Atribuição de assuntos adicionais
      3. Visualização de formulários dinâmicos da abertura
      4. Atribuição de partes interessadas
      5. Atribuição requerentes adicionais
      6. Vinculação de DARM gerada
      7. Anexar documentos a protocolos Salvos
    3. Informações adicionais de atributos em tela
    4. Subcampo Localização
    5. Parametrização
    6. Integração
      1. Economia Agua
      2. novo
    7. Outras Funcionalidades Exclusivas no sistema ERP
    8. Etiquetas e Relatórios da Abertura de Protocolo

Abertura de Processos

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Os tipos de protocolo e os departamentos aos quais o usuário tem permissão de abertura e encaminhamento estão previamente definidos nas Permissões de Usuários.

Através Ao Confirmar uma abertura, será permitido incluir informações adicionais à abertura por meio de vinculados para anexar documentos, emitir etiquetas, guias de andamento, fichas de encaminhamento e relatórios de ofício.

Após salvar um protocolo é possível:
Gerar um Novo Volume: devido à quantidade de papéis num mesmo processo ou à utilização de suportes diferentes de documentos, cria-se o novo volume, o sistema mantém o mesmo número de processo e gera o próximo número de volume automaticamente respeitando a seqüência lógica.
Gerar Darm: é possível gerar uma darm de acordo com as taxas configuradas por assunto.
Observação: para alterar um requerente é preciso informar a nova inscrição e salvar. Não será possível alterar o requerente se o processo estiver encerrado, ou um registro de andamento pode definir após quantos andamentos não é mais possível alterar.

Ao inserir um cadastro que possui mais de uma matrícula vinculada a este, abrirá uma janela Modal para seleção da matrícula desejada. Verifique com sua TI para regularização do cadastro e resolução do problema.

Para localizar um protocolo é necessário informar o exercício e o número do processo. Para isso, o usuário precisa ter permissão no departamento origem e no departamento atual do protocolo.


Funcionalidades atreladas a vinculados

Acesso ao detalhamento do processo aberto

Detalhamento do Processo Disponibiliza o detalhamento de protocolos, com a possibilidade de visualização, tramitação e inserção de dados, de acordo com as categorias cedidas ao usuário.

Atribuição de assuntos adicionais

Assuntos Adicionais Permite que sejam designados assuntos adicionais para cada processo, de forma a auxiliar na classificação e especificação do contexto de cada protocolo.

Visualização de formulários dinâmicos da abertura

Informações Adicionais Exibe campos dinamicamente carregados, conforme a seleção do assunto, a partir da configuração da tabela de campos por origem.

Atribuição de partes interessadas

Partes Permite incluir partes interessadas na abertura de um protocolo.

Atribuição requerentes adicionais

Requerentes Permite incluir, quando necessário, outros requerentes no protocolo.

Vinculação de DARM gerada

Vincula DARM ao Protocolo Permite consultar DARMs que já foram geradas e vincular ao protocolo.

Anexar documentos a protocolos Salvos

Anexar Documento Permite anexar e/ou digitalizar documentos ao processo a partir da Abertura de Protocolo.



Informações adicionais de atributos em tela

Processo
é composto pelos campos exercício, número e volume do protocolo. As informações são preenchidas automaticamente na criação do protocolo;

Rótulo
campo utilizado quando a numeração dos protocolos migrados é diferente da utilizada no sistema;

Usuário
apresenta o login do usuário que criou o protocolo;

Abertura
informa como foi solicitada a abertura do protocolo, pode ser: e-mail, telefone, presencial, etc. Tópico relacionado: Tipos de Abertura de Protocolo ;

Prazo
é o prazo para atendimento do protocolo, é definido de acordo com o assunto, no programa: Assuntos;

Data Término
apresenta a previsão da finalização do andamento do protocolo no departamento;

Encerramento
informa a data prevista para a conclusão do processo de acordo com o prazo definido no assunto;

Prioridade*
neste campo é possível definir uma prioridade de atendimento, também é possível definir conforme uma lei municipal ou norma da Entidade, através do programa: Prioridade Atendimento;

Formato
permite especificar se o protocolo é fisico ou digital;

Tipo de processo:*
Este campo define a lista de grupos disponíveis. Sua disponibilidade e funcionamento são determinados pelas configurações de permissão do usuário.

Grupo:*
Subclassificação dos processos do tipo, o qual determinará a lista de assuntos disponíveis.

Assunto:*
Após selecionados o tipo e o grupo, deverá ser determinado o assunto do processo que identifica a natureza da solicitação.

Observação: Nos clientes de Câmaras o label grupo é chamado de Matéria. Se um determinado tipo de protocolo pertencer à Categoria Legislativo, ao escolher o grupo/matéria abrirá um novo campo para o número de matéria. O número de Matéria pode ser preenchido manualmente ou pode ter um cálculo automático de matéria.
Origem*
indica o departamento em que o protocolo foi aberto, pode ser configurado um departamento padrão por tipo de protocolo, ou por usuário utilizando o programa: Permissões de Usuários;

Próximo
Indica o departamento que o protocolo será encaminhado. É possível definir um departamento padrão de acordo com o assunto do protocolo, definindo um fluxo pelo programa: Fluxo de Tramitação;

Síntese*
campo que será descrita a solicitação do protocolo;

Observação
serve para detalhar a solicitação.

Anexos
destinado para informações adicionais sobre os anexos do protocolo;

Solicitante
permite informar um solicitante do protocolo, quando o mesmo for diferente do requerente;

Sigiloso
permite definir se o processo será sigiloso ou não, o sistema permite que o processo seja cadastrado por um requerente anônimo de duas formas:
  1. Cadastrá-lo como Anônimo (inscrição zero), onde não constará nenhum dado sobre ele;
  2. Cadastrá-lo normalmente e depois clicar na opção Sigiloso 'Sim'. Assim, constarão no sistema todos os dados do requerente, onde a visualização do processo é definida através das permissões de cada usuário.
Observação: quando um requerente é marcado como 'sigiloso', o processo trará a mensagem em destaque: Processo Sigiloso.

Data e Usuário
informam quando e quem definiu o processo sigiloso;

Requerente
apresenta o nome do requerente do protocolo, e obrigatório que o requerente possua cadastro geral. Este campo é bloqueado e será preenchido quando selecionado um requerente no filtro do campo Inscrição;

Inscrição
código do cadastro geral do requerente. Clicando no filtro (lupa) é possível pesquisar o cadastro geral do requerente, se não existir, é possível criar o cadastro.



Subcampo Localização

Permite cadastrar uma integração com Atividade/Mobiliário, Economia/Imobiliário, Faturamento Água ou Versão, conforme a configuração em Tipo de processo.


Parametrização

Para funcionamento do programa, devem ser configurados os parâmetros de TIPO, GRUPO, ASSUNTO de protocolo.

O programa também é afetado pelos registros de sistema abaixo:
• MostrarCampo = Irá mostrar ou não alguns dos campos do Requerente quando Registro de sistema \Protocolo\Abertura\670197,sigiloRequerente = S/N não existir ou quando registro de sistema existir e valor = N então Visível.
• CamposAdicionais = S/N onde "S" Disponibiliza área de informações adicionais (campos dinâmicos associados ao assunto), e "N", não mostra.
• UsuarioRequerente = S/N onde "S" atribui automaticamente a inscrição vinculada ao usuário à abertura de protocolo, e "N", o campo não será preenchido automaticamente.
• \Protocolo\Abertura\RequerenteAssunto = S ou N: onde "S" irá abrir o Modal Protocolos com o mesmo requerente e assunto, no Change dos campos requerente e assunto.
• \Protocolo\Abertura\670197\ListarAssunto = S/N, onde "N" para campo Assunto virar suggestion.
• \Protocolo\TipoProtocolo\670197\TipoProtocolo = setar o tipo de protocolo ao Criar.
Campo permiteEdicao da GRP_PRO_ABERTURA:
permiteEdicao é um capo da view GRP_PRO_ABERTURA, este campo é o resultado do retorno da Função PRO$_PERMITE_EDICAO_F,
onde dentro dessa faz 5 testes 3 em registros de sistema e em 2 campos da tabela, e quando o Resultado = N então bloqueia o campo.
Mapiei as regras da GRP_PRO_PERMITE_EDICAO_F.
Regras:
N = Bloqueia e S = Libera.
1) Registro do Sistema: pro$_percurso.TIPO_PROTOCOLO = 'PRO$','CadastroGeral\LiberaEdicaoTipo' então S
2) Registro do Sistema: 'PRO$', pro$_percurso.tipo_protocolo '\LiberaEdicao' = S/N
3) Registro do Sistema: pro$_percurso.sequencia > 'PRO$', pro$_percurso.tipo_protocolo '\BloqueiaEdicao' então N
4) Quando a data de Encerramento do Percurso (pro$_percurso.data_encerramento) não for nula então N
5) Quando Situação do Percurso campo Pendente(pro$_situacao.pendenteSN), onde Pendente = Não então N
6) Senão S.

Chave Primária do programa 670197:
• TipoAnonimo = Se tipo selecionado no campo Cliente(Tipo) for igual ao da chave TipoAnonimo, no campo Inscrição será setado 0 (Zero).
• assuntoLogradouro (GRP/ERP) = S/N onde "S" irá abrir o Modal Protocolos com o mesmo assunto e logradouro, no Change dos campos assunto e logradouro.
• liberaDataRetroativa (GRP) = S/N onde "S" irá liberar os campos Exercício e Data de Abertura, caso o Tipo de protocolo no programa 69896-Tipos de Processo o campo Retroatividade = Sim.
• departamentoOrigem (GRP) = L/S onde "L" = Lista e "S" = Suggestion.
• departamentoDestino (GRP) = L/S onde "L" = Lista e "S" = Suggestion.
• documentosRequerente (GRP) = S/N onde "S" mostra o Field Set Documentos referentes ao requerente.
• sinteseInscricaoCategoria (GRP) = código das categorias Principal e Secundárias separadas por vírgula (Se existir este registro e tiver categorias configuradas, deve então após salvar um protocolo verificar se o usuário logado pertence a categoria que está no registro, se sim os campos síntese, inscrição e matricula continuam liberados, se o usuário logado não pertence a essa categoria então deve bloquear os campos síntese, inscrição e matricula ou permiteEdicao = N)
• habilitaReceitaViaDARM(GRP) = S/N onde "S" quando gerada a DARM, irá abrir a opção de, além de imprimi-lá, consultar o cadastro de Receita Eventual da DARM gerada.


Integração

Integrações(Localização), São dados integrados com outros sistemas/módulos.

Economia Agua

Integração fat$_economia_agua, Origem da abertura da ordem de serviço, Ligação de Água quando direto pela inscrição da LAE.

-LAE: Número da ligação de água
-Localização: Campo para localização da ligação de água por Distrito, Zona, Quadra, Lote, Sub-lote, Setor
-Bairro: Bairro da ligação
-Logradouro: Rua da ligação
-Número: Número predial da ligação
-CEP: CEP da ligação
-Referencia: referencia para o endereço

novo




Outras Funcionalidades Exclusivas no sistema ERP

Outros Tipos de Abertura de Protocolo: Abertura de Protocolo - Manual e Abertura de Protocolo Integrada
Observação: Consulte os atalhos de teclado/botões/caminhos em: Botões das Barras de Sistema e Manutenção.