GRPProcessos

Protocolo Dinâmico

Processos
Ferramenta de gerenciamento de processos com controle de workflow. Cabe o destaque à alta flexibilidade de parametrização de informações e comportamento, com disponibilidade de formulários dinâmicos e controle de prazos operacionais e de serviço.

  1. Protocolo Dinâmico
    1. Uso do sistema [Operações]
    2. Configuração do Sistema [Cadastros]
      1. Gestão de equipes, setores e processos
      2. Gestão de parâmetros
      3. Configurações avançadas - TI
    3. Relatórios

Uso do sistema [Operações]


Operações e criação de registros
Abertura de Protocolo Permite a abertura de processos, de acordo com as permissões do usuário, para cada tipo de processo.
Registro Protocolo Permite a abertura de processos de forma simplificada, de acordo com as permissões do usuário, para cada tipo de processo.
Encaminhamentos Múltiplos Permite encaminhar mais de um processo ao mesmo tempo, para o mesmo departamento, com os mesmos dados de despacho e de situação.
Anexar em Lote Tem o objetivo de anexar um documento em vários processos. Permite filtrar processos pendentes para o usuário logado, selecionar os processos desejados e Anexar o Documento.
Recebimento Múltiplo Permite confirmar recebimento de mais de um processo ao mesmo tempo.
Consulta e manutenção de processos
Gerenciador de Processos Consulta unificada de processos com visões de filtro carregadas por seleção.
Busca por Processos Permite consultas sem validação de perfil do usuário(nível de acesso aos Tipos de processo e Departamentos).
Consulta de Processos Permite consultas básicas de protocolos.
Consulta de Processos Detalhada(novo) Permite consultas através de filtros detalhados, possibilitando o tratamento de protocolos em lote.
Consulta de Processos Pendentes Permite buscar os processos pendentes para departamentos, os quais o usuário possua permissão de acesso completa.
Consulta de Processos Pendentes Detalhada(novo) Permite consultas, através de filtros detalhados, a processos pendentes para departamentos os quais o usuário possua permissão de acesso. Possibilita o tratamento de protocolos em lote.
Detalhamento do Processo Disponibiliza o detalhamento de protocolos, com a possibilidade de visualização, tramitação e inserção de dados, de acordo com as categorias cedidas ao usuário.
Programas de Acesso Direto
Situação do processo Permite a consulta de processos de um REQUERENTE, através da numeração de controle e dados do REQUERENTE.
Meus Processos Permite a consulta e tratamento de processos de um REQUERENTE, sem a necessidade de identificação de credencial
Situação do Processo por Número Permite a consulta de processos de ACESSO DIRETO, através da numeração de controle e TIPO DE PROCESSO.
Situação do Processo do Solicitante Permite a consulta de processos de ACESSO DIRETO, através da numeração de controle e CPF do SOLICITANTE.
Registro Protocolo (Acesso Direto) Permite a abertura de processos de forma simplificada, através de uma inscrição e chave de acesso.
Solicitação de Serviço Permite ao contribuinte registrar sua solicitação de serviço sem necessidade de credencial de acesso, gerando automaticamente a DARM, quando associada ao assunto selecionado.




Configuração do Sistema [Cadastros]

Gestão de equipes, setores e processos

Cadastros de atributos utilizados pelos programas de uso do sistema

Assuntos Permite criar e gerenciar os processos de trabalho, para disponibilização na abertura de protocolos.
Grupos Permite administrar os grupos de protocolos e seus respectivos tipos e assuntos.
Tipos de processo Permite a administração dos tipos de processos para abertura, possibilitando o controle da organização, permissões de acesso e numeração de protocolos.
Situações Permite cadastrar e gerenciar situações de tramitação de processos, as quais apoiarão o rastreamento de processos e caracterização de decisões de fluxo.
Departamentos em Árvore / Departamentos Estes programas mostram os departamentos ativos e inativos do cliente e também informações dos responsáveis pelos mesmos.
Histórico Padrão Permite armazenar "Respostas" padronizadas de até 500 caracteres para os trâmites dos processos.
Configuração do envio de e-mail (processos atrasados) Permite configurar o envio de e-mail de alerta de processos atrasados por tipo de processo ou assunto.
Configuração do envio de e-mail (processos) Permite configurar envio de email por assunto ou tipo de processo para responsável, interessado, encarregado, email do departamento ou até um email fixo. Este email será disparado na ação de anexar um documento a um processo ( documento configurado na aba "Ao anexar").
Não verificar inscrições Permite cadastrar inscrições que não devem ser verificadas no momento da abertura de protocolo.

Gestão de parâmetros

Cadastros de atributos básicos utilizados por programas Gestão de equipes, setores e processos

Prioridade Permite configurar níveis de prioridade de atendimento dos processos, conforme lei ou norma interna da Instituição.
Formatos Permite configurar os formatos de processo disponíveis para seleção, durante a configuração de um assunto de protocolo (Exemplo: Físico, Digital, Misto).
Tipos de abertura Permite configurar os tipos de abertura disponíveis para seleção em uma abertura de protocolo, afim de obter dados estatísticos detalhados sobre a origem do registro (exemplo: Telefone, e-mail, presencial, planejamento).
Integração ADMRH Departamentos O programa tem o objetivo de integrar a Lotação do módulo de RH com os Departamentos [Ativos] do módulo Protocolo. Permite cadastrar no sistema a informação de equivalência entre os setores e departamentos.
Parâmetros do Protocolo Permite configurar o comportamento do protocolo para validações de entrada.

Configurações avançadas - TI


Registros de sistema Permite configurar comportamentos avançados do sistema.



Relatórios


Usuários por Departamento Apresenta informações de permissões de usuários para departamentos selecionados, conforme filtros aplicados.
Controle Gerencial de Processos permite o gerenciamento dos protocolos, através dos percentuais de Situação Geral e Totais por Departamento.
Controle Gerencial de Atividades Pendentes Permitir uma visão geral dos processos que possuem atividades pendentes.
Relatório de Atividades Emite relatórios com informações dos protocolos.
Relatórios Estatísticos por Andamento - Filtro Permite filtrar e emitir relatórios de protocolos por andamento.
Relatórios Estatísticos por Abertura - Filtro Permitir filtrar para emissão de relatórios de protocolos por abertura, irá ser possível utilizar vários relatórios neste filtro.
Relatórios de Quantidades por TGDA e TGA - Filtro Exibe relatórios de quantidades de protocolos por Tipo, Grupo, Departamento e Assunto.
Relatórios por Período e Departamento - Filtro Permitir filtrar protocolos por determinado período.
Relatório de Homologação de Demanda Exibe relatório com a situação do protocolo.
Relatório Versão/Cliente - Filtro Permite filtrar por versão e cliente para emissão de relatórios de protocolos da versão.
Relatório Quantidade Protocolos Permite gerar relatórios de quantidade e configuração de protocolos por usuário relacionado.
Indicadores de processos Relatório que agrupa processos por Tipo, Assunto, Departamento e Situação, apresentando gráficos e detalhamento para cada grupo.