Protocolo Dinâmico
Processos
Ferramenta de gerenciamento de processos com controle de workflow. Cabe o destaque à alta flexibilidade de parametrização de informações e comportamento, com disponibilidade de formulários dinâmicos e controle de prazos operacionais e de serviço.
Uso do sistema [Operações]
Operações e criação de registros
Abertura de Protocolo Permite a abertura de processos, de acordo com as permissões do usuário, para cada tipo de processo.
Registro Protocolo Permite a abertura de processos de forma simplificada, de acordo com as permissões do usuário, para cada tipo de processo.
Encaminhamentos Múltiplos Permite encaminhar mais de um processo ao mesmo tempo, para o mesmo departamento, com os mesmos dados de despacho e de situação.
Anexar em Lote Tem o objetivo de anexar um documento em vários processos. Permite filtrar processos pendentes para o usuário logado, selecionar os processos desejados e Anexar o Documento.
Consulta e manutenção de processos
Busca por Processos Permite consultas sem validação de perfil do usuário(nível de acesso aos Tipos de processo e Departamentos).
Detalhamento do Processo Disponibiliza o detalhamento de protocolos, com a possibilidade de visualização, tramitação e inserção de dados, de acordo com as categorias cedidas ao usuário.
Programas de Acesso Direto
Situação do processo Permite a consulta de processos de um REQUERENTE, através da numeração de controle e dados do REQUERENTE.
Meus Processos Permite a consulta e tratamento de processos de um REQUERENTE, sem a necessidade de identificação de credencial
Solicitação de Serviço Permite ao contribuinte registrar sua solicitação de serviço sem necessidade de credencial de acesso, gerando automaticamente a DARM, quando associada ao assunto selecionado.
Configuração do Sistema [Cadastros]
Gestão de equipes, setores e processos
Cadastros de atributos utilizados pelos programas de uso do sistema
Assuntos Permite criar e gerenciar os processos de trabalho, para disponibilização na abertura de protocolos.
Grupos Permite administrar os grupos de protocolos e seus respectivos tipos e assuntos.
Tipos de processo Permite a administração dos tipos de processos para abertura, possibilitando o controle da organização, permissões de acesso e numeração de protocolos.
Situações Permite cadastrar e gerenciar situações de tramitação de processos, as quais apoiarão o rastreamento de processos e caracterização de decisões de fluxo.
Histórico Padrão Permite armazenar "Respostas" padronizadas de até 500 caracteres para os trâmites dos processos.
Configuração do envio de e-mail (processos) Permite configurar envio de email por assunto ou tipo de processo para responsável, interessado, encarregado, email do departamento ou até um email fixo. Este email será disparado na ação de anexar um documento a um processo ( documento configurado na aba "Ao anexar").
Não verificar inscrições Permite cadastrar inscrições que não devem ser verificadas no momento da abertura de protocolo.
Gestão de parâmetros
Cadastros de atributos básicos utilizados por programas Gestão de equipes, setores e processos
Prioridade Permite configurar níveis de prioridade de atendimento dos processos, conforme lei ou norma interna da Instituição.
Formatos Permite configurar os formatos de processo disponíveis para seleção, durante a configuração de um assunto de protocolo (Exemplo: Físico, Digital, Misto).
Tipos de abertura Permite configurar os tipos de abertura disponíveis para seleção em uma abertura de protocolo, afim de obter dados estatísticos detalhados sobre a origem do registro (exemplo: Telefone, e-mail, presencial, planejamento).
Integração ADMRH Departamentos O programa tem o objetivo de integrar a Lotação do módulo de RH com os Departamentos [Ativos] do módulo Protocolo. Permite cadastrar no sistema a informação de equivalência entre os setores e departamentos.
Configurações avançadas - TI
Relatórios
Usuários por Departamento Apresenta informações de permissões de usuários para departamentos selecionados, conforme filtros aplicados.
Indicadores de processos Relatório que agrupa processos por Tipo, Assunto, Departamento e Situação, apresentando gráficos e detalhamento para cada grupo.