Abertura de Protocolo

Abertura de Protocolo

Processos

O módulo para abertura de protocolo permite que sejam inscritos novos processos na base de dados.

Campos

Processo:

é composto pelos campos exercício, número e volume do protocolo. As informações são preenchidas automaticamente na criação do protocolo;

Rótulo:

campo utilizado quando a numeração dos protocolos migrados é diferente da utilizada no sistema;

Usuário:

apresenta o login do usuário que criou o protocolo;

Abertura:

informa como foi solicitada a abertura do protocolo, pode ser: e-mail, telefone, presencial, etc. Tópico relacionado: Tipos de Abertura de Protocolo ;

Data Abertura/Horário:

registra data e horário exato da abertura do protocolo;

Prazo:

é o prazo para atendimento do protocolo, é definido de acordo com o assunto, no programa: Assuntos;

Data Término:

apresenta a previsão da finalização do andamento do protocolo no departamento;

Encerramento:

informa a data prevista para a conclusão do processo de acordo com o prazo definido no assunto;

Prioridade:*

neste campo é possível definir uma prioridade de atendimento, também é possível definir conforme uma lei municipal ou norma da Entidade, através do programa: Prioridade Atendimento;

Formato:

permite especificar se o protocolo é fisico ou digital;

Tipo, Grupo e Assunto:*

existe uma relação de dependência entre estes três campos: o tipo de protocolo, determina quais os grupos possíveis de serem utilizados e o grupo selecionado determina quais os assuntos que podem ser utilizados para enquadrar um processo.O módulo utiliza três níveis de informação para classificar o processo adequadamente: Tipo de protocolo, Grupo de assunto, Assunto. Esta organização permite que cada processo possa ser identificado de acordo com sua natureza. Uma vez selecionados o tipo, o grupo e o assunto do novo processo, deve ser definido o departamento de origem e o de destino.;

Observação: Nos clientes de Câmaras o label grupo é chamado de Matéria. Se um determinado tipo de protocolo pertencer à Categoria Legislativo, ao escolher o grupo/matéria abrirá um novo campo para o número de matéria. O número de Matéria pode ser preenchido manualmente ou pode ter um cálculo automático de matéria.

Origem:*

indica o departamento em que o protocolo foi aberto, pode ser configurado um departamento padrão por tipo de protocolo, ou por usuário utilizando o programa: Permissões de Usuários;

indica o departamento que o protocolo será encaminhado. É possível definir um departamento padrão de acordo com o assunto do protocolo, definindo um fluxo pelo programa: Fluxo de Tramitação;

Síntese:*

campo que será descrita a solicitação do protocolo;

Observação:

serve para detalhar o processo;

Anexos:

destinado para informações sobre os anexos do protocolo;

Solicitante:

permite informar um solicitante do protocolo, quando o mesmo for diferente do requerente;

Telefone/E-mail:

quando informado o solicitante, neste campo é possível preencher o telefone e/ou e-mail;

Sigiloso:

permite definir se o processo será sigiloso ou não, o sistema permite que o processo seja cadastrado por um requerente anônimo de duas formas:

Cadastrá-lo como Anônimo (inscrição zero), onde não constará nenhum dado sobre ele;
Cadastrá-lo normalmente e depois clicar na opção Sigiloso 'Sim'. Assim, constarão no sistema todos os dados do requerente, onde a visualização do processo é definida através das permissões de cada usuário.

Observação: quando um requerente é marcado como 'sigiloso', o processo trará a mensagem em destaque: Processo Sigiloso.

Data e Usuário:

informam quando e quem definiu o processo sigiloso;

Requerente:

apresenta o nome do requerente do protocolo, e obrigatório que o requerente possua cadastro geral. Este campo é bloqueado e será preenchido quando selecionado um requerente no filtro do campo Inscrição;

Inscrição:

código do cadastro geral do requerente. Clicando no filtro (lupa) é possível pesquisar o cadastro geral do requerente, se não existir, é possível criar o cadastro.

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Subcampo Localização

Permite cadastrar uma integração com Atividade/Mobiliário, Economia/Imobiliário, Faturamento Água ou Versão, conforme a configuração em Tipo de processo.

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Utilização

Preencher os campos obrigatórios e os desejados, conforme especificados acima, para salvar um protocolo.

Através deste módulo, é possível incluir ou encaminhar processos, sendo necessário que o usuário possua permissão sobre o(s) departamento(s) e o(s) tipo(s) de protocolo onde fará estas operações. Ao Confirmar, o processo é incluído no sistema. Quando um protocolo é aberto, o sistema permite anexar documentos, emitir etiquetas, guias de andamento, fichas de encaminhamento e relatórios de ofício.

Os tipos de protocolo e os departamentos aos quais o usuário tem permissão de abertura e encaminhamento estão previamente definidos nas Permissões de Usuários.

Após salvar um protocolo é possível:

Novo Volume: devido à quantidade de papéis num mesmo processo ou à utilização de suportes diferentes de documentos, cria-se o novo volume, o sistema mantém o mesmo número de processo e gera o próximo número de volume automaticamente respeitando a seqüência lógica.

Gerar Darm: é possível gerar uma darm de acordo com as taxas configuradas por assunto.

Observação: para alterar um requerente é preciso informar a nova inscrição e salvar. Não será possível alterar o requerente se o processo estiver encerrado, ou um registro de andamento pode definir após quantos andamentos não é mais possível alterar.

Para localizar um protocolo é necessário informar o exercício e o número do processo. Para isso, o usuário precisa ter permissão no departamento origem e no departamento atual do protocolo.

Através da abertura é possível excluir um protocolo.

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